Egy ponton minden cégvezető eljut oda, hogy „kell még ember”. Túl sok a feladat, csúsznak a projektek, panaszkodik a csapat. Aztán jön az új kolléga…És valahogy mégsem lesz jobb. Vagy nem marad addig, hogy érdemi munkát végezzen, vagy nem tudod igazán bevonni.
Aztán rájössz: nem (csak) emberekre van szükséged, hanem rendszerre.
A káosz nem mindig hangos – néha csak fárasztó.
More...
Kisvállalkozásokban tipikus kép: a kulcsemberek, köztük te is, túlhajszoltak, míg mások a lábukat lógatják. A feladatok nem készülnek el időben, vagy duplikálva készülnek el. A felelősségek elmosódnak, a csapatpanaszok megszaporodnak:
„Nem tudtam, hogy ez rám tartozik.”
„Már azt hittem, ő csinálja.”
„Senki nem szólt, hogy készen vagytok.”
Eközben a vezető egyre inkább tűzoltó vagy óvóbácsi/néni szerepbe csúszik — miközben pont, hogy vezetnie kellene. Stratégiai döntéseket hozni. Tervezni. Építeni.
A szuperhős-csapat nem jön magától
Sokan azt hiszik, hogy elég felvenni a „jó embereket”. Ezért a kiválasztás során extra (és drága) teszteket csináltatnak.
Csakhogy - bár fontos a kiválasztási folyamat, - a jó emberek (A-playerek) sem lesznek jó csapat maguktól.Nem tudnak kapcsolódni egymáshoz, ha nincs meg a közös rendszer.
A működés rendbetétele nem luxus – hanem túlélési eszköztár.
Egy kisvállalkozásban minden munkaóra, minden munkatárs számít. Ezért fontos pontosan tudni, hogy:
- Ki mit csinál,
- Ki miért felel,
- Mi az, amit senki sem csinál, de mégis jó lenne,
- Hol esik le a feladat a földre,
- Kinek kéne döntenie – és ki dönt helyette.
Egy egyszerű Excel is elég ahhoz, hogy elkezdd:
Ez az első lépés az átlátható működés felé.
Esettanulmány:
Hogyan lett a káoszból kiszámíthatóság egy 10 fős cégnél?
Egy gyorsan növekvő kreatív ügynökség keresett meg, ahol a vezető épp azon gondolkodott, hogy felvesz még két új kollégát, mert a csapat túlterheltnek tűnik. A vezető maga is gyakran csinálta újra a feladatokat, nem volt világos, ki miben dönthet, és sok volt a kimondatlan konfliktus.
Elkezdtem velük egy egyszerű, Excel-alapú felelősségi körök mátrixon dolgozni. Felmértük, ki milyen pozícióban van, ki a vezetője, és mik a kulcsfeladatai. A folyamatábrákon tisztáztuk a cég működését – vizuálisan is látszott, hogy kinek mikor mi a dolga.
Eredmény 2 hónap után:
Nem lett szükség új kollégákra.
A meglévő csapat terhelését átszerveztük.
A vezető kiszállt az operatív mikromenedzselésből.
Kialakítottunk mérőszámokat, így ma már adatok alapján döntenek.
„Nem is értettem, hogy hogy működtünk eddig így. Azóta sokkal nyugodtabb vagyok. És a csapatom is.”
Ha már látod a kulcs felelősségi köröket, onnan folytatódhat a rendrakás.
A jól működő kisvállalatok nem „szerencsések”.Hanem tudatosan építenek folyamatokat és rendszerket.Folyamatleírásokat, felelősségi köröket, belső kereteket.Nem azért, hogy „bürokráciát” teremtsenek, hanem hogy szabadon és önállóan dolgozhasson mindenki – keretek között, de nem gúzsba kötve.
Mert a keret nem korlát. Hanem szabadság és lehetőség a kreatív energiák felszabadítására.
Mi történik, ha nem rendezitek a működést?
- Az ügyvezető viszi a cég oroszlánrészét a hátán.
- A kulcsemberek kiégnek, a gyengébbek „láthatatlanul túlélnek”.
- A fluktuáció nő, a projektcsúszások szaporodnak.
- A „még egy embert veszünk fel” spirál csak gyorsítja a káoszt.
- Az ügyfél pedig megérzi: nem vagytok igazán egy csapat.
Mi történik, ha igen?
- Kiegyensúlyozottabb terhelés, motiváltabb csapat.
- Kevesebb konfliktus, kevesebb tűzoltás.
- Több kiszámíthatóság a döntésekben.
- Vezetőként visszakapod a fókuszod – és a hétvégédet.
Ne feledd: Szupercsapatot nem felveszünk. Hanem építünk.
Ha te is úgy érzed, hogy „nálunk is rendet kéne tenni”, de nem tudod, hol kezdj hozzá, akkor itt vagyunk, hogy segítsünk.
Kiss Dóra
Ügyvezető, 12 fős szolgálatató cég vezetője
Azt hittem, nálunk mindenki tudja, mit kell csinálni, de amikor Orsival elkezdtük ténylegesen leírni a felelősségi köröket, kiderült, hogy rengeteg feladat lóg a levegőben. Csak a táblázat alapján újra tudtuk szervezni a csapat működését, és azóta sokkal kevesebb a félreértés, és én is végre tudok a stratégiával foglalkozni, nemcsak tűzoltok.