Hogyan építs rendszert a vállalkozásodban, hogy nélküled is működjön?

Miért te vagy a saját céged legszűkebb keresztmetszete?

A legtöbb vállalkozás ugyanúgy indul: az alapító minden feladatot maga végez el, hiszen ő tud mindent a termékről, az ügyfelekről és az üzlet működéséről. Ez természetes a kezdeti időszakban.
Azonban eljön az a pont, amikor a cég eléri a kapacitása határát — ha itt vagy, akkor azt gondolom, hogy te is.

Innentől a növekedés egyre fájdalmasabb:

• minden döntés rajtad megy át,
• minden fontos ügyfél tőled várja a választ,
• te oldasz meg minden problémát,
• és te vagy az is, aki este tízkor még számlákat küld.

Ez a „mindent kézben tartó” vállalkozói mentalitás ugyan segített A-ból B-be jutni, de B-ből C-be már nem fog. Itt kell szintet lépni, mégpedig rendszerépítéssel.

Miért fontos a rendszerépítés egy vállalkozásban?

A rendszerépítés célja, hogy a céged:

Ráadásul csak így válik igazán skálázhatóvá a vállalkozásod.
A növekedés nem ugyanaz, mint a skálázódás:

• Növekedni tudsz úgy is, hogy felveszel még több embert, de ezzel együtt nőnek a költségeid és a problémáid is.
• Skálázódni akkor tudsz, ha a meglévő erőforrásaidból, okosabb működéssel hozol ki több eredményt.

Ezt pedig csak rendszerekkel tudod megcsinálni.

Mi NEM rendszerépítés?

Sokan azt hiszik, hogy ha előfizetnek egy CRM-re vagy valamilyen fancy szoftverre, akkor már rendszert építettek.
Ez tévedés.

A rendszer nem a szoftver.
A rendszer a mögötte lévő:

• folyamatok,
• szabályok,
• standardok,
• sablonok,
• csekklisták,
• tudástárak.

A szoftver ezeket csak támogatja. Ha nincs jól átgondolt, dokumentált működés, akkor egy drága szoftver csak még nagyobb káoszt csinál.

Hogyan kezdj neki a rendszerépítésnek vállalkozóként?

1. Válassz ki egy jól behatárolható részfolyamatot

Ne akarj mindent egyszerre átalakítani.
Kezdd ott, ahol:

• a legtöbb a hibázás,
• sok a kérdés,
• és kapcsolódik a bevétel generáláshoz (pl. ajánlatadás, ügyfélkezelés).

2. Dokumentáld, hogyan működik most

Ez lehet:

• hangfelvétel,
• képernyővideó,
• Google Docs vagy Sheets,
• whiteboard fotó.

A lényeg, hogy ki legyen mondva és le legyen írva, hogyan történik jelenleg a munka.

3. Készíts csekklistát vagy sablont

Ez az egyik legegyszerűbb és leggyorsabb módja, hogy standardizálj.
Egy 5-6 pontos csekklista máris rengeteg hibát, kérdezgetést, időveszteséget kivesz a folyamatból.

4. Gondolkodj automatizálásban és delegálásban

Ha már pontosan tudod, mi hogyan zajlik, akkor döntsd el:

• ezt gép csinálja? (automatizálás)
• vagy ember? (de ne te - delegálás)

Ezzel szabadítod fel magad a napi operatív terhektől, és lesz időd a stratégiai vezetői feladatokra.

+1 Tipp: Soha ne a tökéletességre törekedj

Egy rendszer sosem lesz „kész”.
Mindig finomítani fogod.
Ezért inkább legyen 80%-os, de már működjön, minthogy hónapokig halogasd a „tökéletes” miatt.

Miért éri meg a rendszerépítés?

• Mert kevesebb lesz a hibázás és a stressz.
• Mert hamarabb tudsz új kollégát betanítani.
• Mert dokumentált működés mellett könnyebb mérni, javítani, fejleszteni.
• És mert így fog a céged nélküled is profitábilisan működni.

Segítünk rendszert építeni a cégedben

Ha szeretnél kiszámíthatóbb, nyugodtabb, profitábilisabb vállalkozást, de nem tudod, hogyan állj neki a folyamataid feltérképezésének, dokumentálásának vagy a csapatod bevonásának — ebben tudunk neked segíteni.

Nézd meg szolgáltatásainkat, és induljunk el együtt a káoszból a rendszer irányába!

Ha pedig segítséggel, de önállóan akartok haladni, akkor a Folyamatakadémia nektek való!