Kinek a vállán ül a majom? Avagy, hogyan kerüld el a fordított delegálást


Fordított delegálás???
Nálunk ilyen nincs.

A beosztottaim nekem dolgoznak, és nem fordítva.

Sok vezetővel beszéltem már, aki azt gondolta, hogy fordított delegálás náluk nem fordulhat elő.
Érdemes tovább olvasnod, ha vezetőként a számodra fontos dolgokra csak hajnalban, éjjel vagy hétvégente van időd.

Bejegyzésemben bemutatok néhány gyakorlati (és gyakori!) helyzetet, amikor (szinte) észrevétlenül megfordul a ki dolgozik kinek képlet - könnyen lehet, hogy érintett vagy. 

A fordított delegálás vagy más nevén a visszadelegálás kapcsán a vállakon ülő majmokról is szó lesz.

More...

Ki dolgozik kinek?

A vállon ülő majmok, mint koncepció Wiliam Oncken tollából származik, aki 1974-ben írta le először a menedzser feladatait vállon ülő majmokként a Harvard Business Review újság hasábjain.
Ez az 1974-es kiadás azóta az újság legtöbbször hivatkozott és újranyomtatott példányává vált, Oncken formabontó és azóta elhíresült ötletének köszönhetően.

1999-ben Donald L. Wass-al átdolgozták, korszerűsítették a témát - a majmok maradtak. (Az 1999-es eredeti cikket itt találod). 

Miért van az, hogy vezetőként sokszor elfoglaltabb vagy, mint a beosztottaid? - tette fel Oncken a kérdést.

Te is feláldozod saját teljesítményedet azáltal, hogy magadra veszed a beosztottjaid gondjait?

Ennek megválaszolásához nézzük meg részletesebben, hogy mire is megy el az időd, milyen szempont szerint érdemes a feladatok típusára tekintened.

Vezetői idő összetevői

Ahhoz, hogy vezetőként jól működj kontrollálni kell az idejét és a tartalmát annak, amit csinálsz. Viszont, vannak olyan típusú feladatok, amelyeket nem tudsz és nem is célszerű megkerülni, ezek alapján 3 kulcs területre lehet a vezetői idődet csoportosítani:

  • 1
    Főnök-vonatkozású idő: ide tartoznak azok a dolgok, amelyeket nem csinálnál abban az esetben, ha nem lenne főnököd. Ezt az időt nem tudod lecsökkenteni, mert az elégedett főnök a célod, az elégedetlen főnök kezelése még több időt fog igényelni, tehát a főnök-vonatkozású idő adottság.
  • 2
    Rendszer-vonatkozású idő: ugyanúgy adottság a rendszer vonatkozású idő, ami minden szervezetben jelen van valamilyen mértékben. Ide tartozik minden, ami adminisztráció és nem része a főnöki vagy a saját időnek, pl. reprezentáció, értekezletek, telefonhívások, stb.
  • 3
    Saját - idő: ezt további 2 részre kell osztani: 3/1: a diszkrecionális, azaz szabadon felhasználható idő, és a 3/2: a beosztott - vonatkozású idő. Bár a saját, szabadon felhasználható idő a legértékesebb, mégis, ez az első, ami eltűnik, amit vezetőként beáldozol. Hogy ezt el tudd kerülni, pont ezért kell a majmokkal és a majom-menedzsmenttel foglalkozni.

Fordított delegálás és a majmok

Mit takar a majom?

A majom az nem egy probléma, kérdés, panasz, kihívás, sem megoldandó feladat, hanem egyszerűen csak mindig a következő lépés ezek megoldásában.

Akinél a következő lépés, annál van a majom!

#1. példa: ha egy munkatársad spontán (pl. ebéd közben, a folyósón találkozva, a liftben) elmesél neked egy problémát, amivel jelenleg küzd, akkor előáll az a helyzet, hogy már eleget tudsz a problémáról, hogy bevonódj, de ahhoz még keveset, hogy ott rögtön a helyszínen dönteni tudj.
Ha egy ilyen helyzetben, azt válaszolod, hogy átgondolom és majd visszajelzek, akkor a majom átkerül hozzád, úgy is, hogy maga a probléma nem nálad van. 
A majom fő jellemzője: én nem csinálok semmit, amíg TE vissza nem jelzel.

#2. példa: a munkatársaid részéről az információ kérés is ugyanilyen ártatlan majom áthelyezés.
Ismerősen hangzik: Nem tudom hol találok információt, tudsz segíteni? Hopp, máris a te válladon van a majom!

#3. példa: ha munkatársaid egy számukra túl nehéz feladat megoldásában kérik segítségedet szintén nagyon óvatosnak kell lenned, nagyon könnyen majmok landolhatnak nálad. A beosztottad lesz az, aki számon kéri rajtad a haladást. 

Miért jelentenek gondot a majmok?

Mihelyst egy majom a te válladra kerül neked kell cipelni, esetleg letenni az asztalodra és gondoskodni a jólétéről. Ez gond?

Gond, ha azt tapasztalod, hogy kollégáik korán hazamennek, te viszont túlórázol pénteken és hétvégén is.

Számoljunk csak utána, ha van 10 beosztottad, akiknek naponta csak 1-1 majmát veszed át, hiszen segítőkész főnök vagy (és amúgy is te tudod a dolgokat a legjobban), akkor az péntekre 50 majmot jelent, akiknek a gondozása bizony időigényes. 

Minél több majomról kell gondoskodnod, annál jobban összezsugorodik a szabadon felhasználható időd.

Nem marad kapacitásod a valóban fontos vezetői feladatokra, mint a célalkotás, stratégia megvalósítás, munkatársak motiválása, értékelése, stb. 

Hogyan lehet a elkerülni a fordított delegálást?

Minden vezető jó darabig cipeli a majmokat, amíg rá nem jön a kiútra. A még friss vagy nem elég tudatos vezetők irodája tele van mások majmaival.

Tartsd szem előtt, hogy vezetőként csak úgy lehet helyt állni, ha visszaszerzed az időd fölött az irányítást. A fentiekből látszik, hogy csökkenteni kell a beosztotti időt, hogy a saját diszkrecionális idő növekedhessen.

Ehhez elengedhetetlenül szükséges a jól delegálás képessége, és a majom menedzsment. Most nézzük meg részletesebben, hogy mit is jelent a majom menedzsment.

Tartsd távol magadtól a majmokat

A majom menedzsment rávilágít arra, hogy vezetőként mennyire könnyű belefulladni a munkába, és ennek elkerülésére állít szabályokat a majmok analógiájának segítségével.
Lássuk, melyek ezek a szabályok:

  • 1
    Tanuld meg felismerni a majmokat. 

Figyelj oda, amikor felelősséget vállalsz egy beosztott problémája iránt. Figyelj oda, amikor megígéred, hogy értesíted a haladásról. Figyelj oda, amikor konfliktust készülsz megoldani. Figyelj oda, amikor információt, problémamegoldást, segítséget várnak tőled.

  • 2
    Vizsgáld meg, hogy kit kell és éri meg gondozni, és melyik majmot lehet eliminálni.

Vezetőként megvan a felhatalmazásod bizonyos majmok lelövéséhez. Sőt, sokkal jobb őket kíméletesen és gyorsan eliminálni (lelőni), mint hagyni éhen halni. Mert ha hagyod a majmokat egyszerűen éhen halni, akkor csak további időt emészt fel a hullájuk eltakarítása. És az áradó hullaszag csökkenti a munkamorált. 
Gyászolni nincs idő, azonnal tovább kell lépni.

  • 3
    Ismered fel amikor túl nagyra nő a majompopuláció, ahhoz, hogy gondozni tudd őket, és dönts el hogyan kezeled a többletet.

A gyakori majomlázadás a rossz vezetés jele. Ilyenkor munkatársaink túl leterheltek, ezért kevéssé fókuszáltak. Oda kell figyelni, hogy az egyes feladatokhoz a megfelelő időtartamot dedikáljuk. 

Időnként - például projektek fontosabb mérföldköveinél - természetes, hogy lesznek majomkitörések. Ilyenkor a hatékony vezetőnek mindent el kell követni, hogy a munkatársakat sínen tartsák, anélkül, hogy saját magukra vennék a kötelezettségeket. 

Szakértőkre különösen jellemző, hogy ilyen helyzetben hajlamosak feláldozni magukat és hőssé válni - de ez kontraproduktív, akármennyire is érzi ilyenkor a vezető hősnek magát, a beosztottak csalódottakká válnak, leszoknak a felelősségvállalásról, önálló problémamegoldásról - és ugye pont ezt akarjuk mindenáron elkerülni!

Delegálj jól

  • 4
    Tanuld meg hogyan tudod visszaterelni a jogos tulajdonoshoz, úgy, hogy eközben a jólétükről is gondoskodsz.

A jól delegálás képessége elengedhetetlen, mert a delegálás kritikus fontosságú eszköze annak, hogy meg tudjuk tanítani munkatársainkat saját majmaik kezelésére. 

Nagyszerű eszköze munkatársaid új vagy rejtett képességeinek fejlesztésében. Delegálás közben tudod a felelősségvállalást és a kezdeményezést átruházni, így támogatod munkatársaid, hogy a saját problémáikat ők kezeljék. Végső soron, hogy kevesebb majmot próbáljanak leadni magukról.

  • 5
    Fedezd fel a sikeres majomgondozás/etetés titkát.

A majmok etetése vagy gondozása a feladatok leadásának és ellenőrzésének, azaz a delegálásnak nagyszerű analógiája. 

Néhány szabály a majomgondozáshoz

A majmok gondozásakor a legfontosabb szabály, hogy csak előre egyeztetett időpontban lehet őket etetni! Minél hamarabb megszokják munkatársaid, hogy nincs ad-hoc kérés, kérdés, sóhaj, annál jobb.

Legjobb a rendszeres meetingek kialakítása, ahol a majmokat is gondozni tudod - így máris más szemmel tudsz a meetingekre is tekinteni. 

Ökölszabály: 1 majom etetése max. 15 percet vehet igénybe.

Érdemes arra is figyelni, hogy ne neked, vezetőként kelljen éhező majmokat levadászni. 

További fontos szempont, hogy csak személyesen, videóhívásban esetleg telefonon lehet gondozni a majmokat, semmi esetre sem emailben!

Minden majomnak kell egy következő etetési időt és egy kezdeményezési szintet meghatározni, kölcsönös egyezség alapján, enélkül könnyen éhen halhat, vagy ismét a vezető vállán landolhat a majom.


Összefoglalás:

  • Vezetőként az időd felett csak úgy tudod visszaszerezni az irányítást, ha jól tudsz delegálni és a fordított delegálást is megelőzöd.
  • A delegálás kritikus fontosságú eszköze annak, hogy megtanítsd beosztottjaidnak saját majmaikat kezelni. Azaz, elsajátítani azt a képességet, hogy mind a kezdeményezést, mind a felelősséget magukra vegyék.
  • Így nemcsak te nyersz szabadidőt, hanem munkatársaid motivációját is jelentősen növeled, azáltal, hogy érzik saját fontosságukat, hozzáadott értéküket.

Szeretnél időt nyerni vezetőként?

Dolgozzunk együtt, ha munkafolyamataitokon javítanál, vagy jobban szeretnél delegálni.

Kapcsolódó bejegyzések

Ne maradj le újdonságainkról!

Működési hatékonyság tippek az inboxodba!

>