Automatizálni szeretnél, hogy a rutinfeladatokat végre ne kézzel végezd?
Jó hír: az automatizálás nem a nagyvállalatok kiváltsága, hanem minden cég, akár KKV, akár egyéni vállalkozás számára elérhető és kifizetődő megoldás.
Azonban van egy nagy tévhit, ami sokszor visszatartja az eredményeket: hogy az automatizmus majd magától rendet tesz.
Spoiler: a folyamatfejlesztést nem lehet megspórolni.
Ebben a blogbejegyzésben eláruljuk, hogyan érdemes okosan és lépésről lépésre belefogni az automatizálásba!
More...
Miért vall kudarcot sok automatizálási törekvés?
Mert az automatizálás (vagy bármilyen szoftveres megoldás) önmagában nem csodaszer.
A leggyakoribb hiba, hogy a vállalkozások egyből „ráugranak” a csillogó szoftverekre (legyen az CRM, ERP, vagy AI chatbot), anélkül hogy tisztán átlátnák a működési folyamataikat.
Ezért gyakori, hogy a bevezetett rendszerek 30–50%-a kudarcot vall. Miért? Mert nem a technológia minősége a gond, hanem a rendszerezett, dokumentált és átlátható folyamatok hiánya.
Miért érdemes mégis belevágni?
A teljesség igénye nélkül hoztam néhány ütős érvet:
- Időt spórolsz: A rutin, manuális feladatok (pl. számlázás, visszaigazolások, emlékeztetők) automatizálásával hetente órákat nyerhetsz.
- Csökkented a hibákat: Az automatizmusok precízebbek, a hibaarány jelentősen csökkenthető.
- Skálázódást segíted: Nincs hatékony növekedés rendszerek és automatizmusok nélkül. Gondolj bele: hogyan tudnál 10x annyi ügyfelet kézi munkával kiszolgálni?
- Fókuszálhatsz a lényegre: A manuális rutin helyett több idő marad a stratégiai tervezésre, ügyfélkapcsolatok építésére.
Hogyan kezdj neki?
- Folyamatok feltérképezése:
Vedd sorra, mik a leggyakoribb, legidőigényesebb folyamatok. Vond be a csapatodat, kérdezd meg, hol van a legnagyobb fájdalompont, a legtöbb ismétlődő feladat, vagy manuális munka. - Meglévő rendszerek kihasználása:
Sok esetben a már használt levelező, CRM vagy Google eszközök is tudnak automatizálni – drága új szoftverek nélkül is. Ez az egy tipp számos ügyfelünknél spórolt már jelentős összegeket. - Lépésről lépésre haladj:
Ne akarj mindent egyszerre! Egyetlen jól automatizált folyamatból gyors sikerélmény és lendület születik, ezen a területen is érvényes a mondás: lassan járj, tovább érsz.
És egy extra tipp: mindig dokumentáljátok, hogy mit is csinál az automatizmus, a folyamatleírásba bele kell venni, mert, ha valami mégis elromlik, akkor ez alapján lehet "nyomozni". - Figyelj a személyességre:
Automatizmusok mellett se veszítsd el az emberi kapcsolatot – pl. automatizált e-mail sorozat után érdemes a folyamatba "emberi" érintést is beletenni, főleg, ha szolgáltatásokat értékesítesz.
Összegzés:
Az automatizálás nemcsak időt és pénzt spórol, hanem egy új szintre emeli a cégedet. Akár egy sablonlevél megírásával, akár egy folyamat feltérképezésével kezded, a lényeg, hogy tudd, mit és miért automatizálsz. És ha jól csinálod, végre lesz időd a céged fejlesztésére, pihenésre, vagy a családodra.
Ha te is szeretnél automatizmusokat és szoftvert bevezetni, vagy úgy érzed, hogy a meglévő szoftvereiteket messze nem használjátok ki, akkor
vedd fel velünk a kapcsolatot az alábbi linken,
szívesen segítünk a folyamataitok feltérképezésében, automatizmusok kialakításában.