Ismétlődő folyamatok: újra és újra elvégezni nagyon melós – sablonok, minták és folyamatok egy belsőépítész munkájában

Tas Fruzsi, a B36 Műhely megálmodója és vezetője volt a vendégünk a “Személyfüggetlen cégépítés” sorozatunk újabb ingyenes, élő beszélgetésében. Fruzsi építészmérnök, belső építész, mentor, akinek szívügye az otthonteremtés.

A beszélgetés alatt több témát is érintett Orsi és Fruzsi, többek között azt, hogy ismétlődő folyamatokat újra és újra elvégezni nagyon melós és hogyan lehet ezen változtatni.

A tudatos vállalkozó dokumentál és elemez

Orsit  az első pillanattól megfogta  Fruzsi tudatossága, az, ahogyan saját vállalkozása folyamatait dokumentálja, ezek mentén adatokat gyűjt, és legalább évente egyszer ki is elemzi. Erről is kérdezte Fruzsit, aki elmondta, hogy már iskolás kora óta része az életének a rendszerezettség, de csak később jött arra rá, hogy ez nem egy furcsa szokás, hanem egy sikeres tulajdonság, amennyiben a vállalkozás érdekében egy kis tudatossággal párosul.

Ha szeretnél erre az útra lépni, akkor első lépésként azt javasoljuk, hogy kezd el megfigyelni a saját munkádat és dokumentálj mindent, ami lehetséges, például:

• mérd a munkaidődet valamilyen szoftverrel;

• ha profi akarsz lenni, akkor többféle munka-kategóriát felveszel az időmérő szoftveredbe és külön méred az adminisztratív teendőket, a szakmai teendőket, a vezetői teendőket, stb.;

• legyen könnyen elérhető egy jegyzeted (papír vagy online, mindegy) és gyorsan írj fel minden feladatot, amit épp végzel és tudod, hogy nem először végzed;

• amikor újra előkerül egy feladat, ami már a listádon van, húzz mellé egy strigulát (így fogod megtalálni az ismétlődő feladatokat, a strigulák alapján pedig azonnal súlyozni is tudod majd őket).

Adj magadnak egy határidőt a dokumentálásra, pl. mostantól 3 héten át. Állíts be egy emlékeztetőt és 3 hét múlva elemezd ki az adatokat. Ez a legegyszerűbb módja, hogy feltérképezd vállalkozásodban az ismétlődő folyamatokat.

Fejlődj listák mentén

Ha van olyan feladat, amit újra és újra el kell végezned és nehezedre esik, akkor a listázás és minta-készítés nagy segítségedre lehet. Elsőként egyszerűen a feladat elvégzése után írd fel az elvégzett lépéseket egy dokumentumba. Legközelebb, amikor ez a feladat előkerül, nyisd meg a dokumentumot és haladj a lépések mentén. Valószínűleg a következő kettő, három alkalommal javítani fogod majd ezt a dokumentumot, hiszen nem lesz teljesen pontos, de minden alkalommal egyszerűbben és gyorsabban megy majd a munkavégzés.

Haladj olyan apró lépésekben, amiket szinte észre sem veszel - folyamatfejlesztés napi pár percben

Sokan azért nem teszik ezt meg, mert nem akarják rászánni az extra időt az ilyen feladatokra, hiszen amúgy is el vannak havazva. Ha nálad is ez a helyzet, ne vágd nagy fába a fejszédet. Ha egy ismétlődő feladatra 20 percet szánsz, akkor foglalj le 25 percet. Így nem lesz rajtad nyomás, hogy máshonnan csíped el azt az 5 percet, és ebben az időben könnyedén megírhatod (vagy pontosíthatod) a lépésekről szóló dokumentumodat.

Fruzsi is azt mesélte, hogy a sales folyamat akkor kezdett könnyebben menni neki, amikor leírta a lépéseket és ezek mentén járt el. Ez nem meglepő, hiszen a sales is egy ismétlődő folyamat, amit úgy lehet könnyíteni, csiszolni és tökéletesíteni, ha az dokumentálva van. Ebben az esetben nem arra kell a mentális energiát szánni, hogy újra kitaláld a módját, hanem arra, hogy még jobban sikerüljön, mint azelőtt.

Sablonokkal a profizmus felé

Ha még profibb szeretnél lenni (és több időt spórolni a jövőben), akkor ezt a lépésről-lépésre listát sablonokkal ruházod fel. Akármi is az ismétlődő feladat, valószínűleg van benne olyan lépés, ami sablonizálható (pl. egy elküldendő email). Itt se dolgozz feleslegesen, hanem a következő alkalommal, amikor valóban el kell végezned ezt a feladatot, akkor utolsó lépésként másold ki az emailt, amit amúgy is elküldtél és tedd bele a dokumentumba. A következő alkalommal pedig majd kitörlöd belőle a specifikus részeket (pl. név vagy cím) és “...”-tal helyettesíted majd. 

Voálá! Kész is van egy ismétlődő folyamat leírása és hozzá egy sablon, legközelebb hálás leszel magadnak érte!

Hasonlóság egy építész és egy folyamatfejlesztő munkájában

Többször olvashattad már tőlünk vagy Orsitól, hogy amit a magánéletben szokásnak hívunk, azt az üzleti életben folyamatoknak. 

Arról is hallhatsz bővebben Fruzsitól a beszélgetésben, hogy milyen módon méri fel a családok szokásait azért, hogy a nekik legmegfelelőbb belső tereket alakítsa ki. Elsőként azt kérdezi meg, hogyan élnek most, mi az, amit szeretnek a jelenlegi lakásukban és mi az, ami zavarja őket és jó lenne megváltoztatni. Ezeket az információkat használja a tervezéshez.

Ugyanígy dolgozik Orsi, aki folyamatfejlesztési szakértő. Az audit során felméri a cégek szokásait (folyamatait), vagyis az “as-is” állapotot. Megtudja, pontosan milyen területen mit csinálnak, miért és hogyan. Azt is feltérképezi, hogy mivel elégedettek, mi az, ami mehetne gyorsabban vagy kényelmesebben. Ezek után pedig - ahogy Fruzsi a belső tereket - megtervezi az új folyamatokat, vagyis a “to-be” állapotot.

Ahogy egy tervező is azokra a szokásokra fókuszál, amik ismétlődnek (pl. amikor haza érkezünk a munkából, hová tegyük a kulcsokat, kabátot,  stb.), úgy a folyamatfejlesztés is az ismétlődő folyamatok feltérképezésével és javításával kezdődik.

Folyamatokkal a kreatív munkáért

Sok kreatív szakember, aki vállalkozásba kezd, érzi úgy, hogy egyre kevesebb (szinte semmi) ideje nincs a szenvedélyével, vagyis a kreatív munkával foglalkozni, hiszen a céges-, vezetői- és adminisztrációs feladatok felemésztik őt.

Ezt orvosolni úgy lehet, hogy az ismétlődő adminisztrációs-, vezetői- vagy céges feladatokat dokumentálni kell folyamatleírások formájában, hozzá sablonokat és mintákat készíteni. Ha a folyamatok le vannak írva, és minél inkább sablonizálva vannak az operatív oldalon, akkor a kreatív szakember ideje és mentális kapacitása felszabadul. Végre azzal foglalkozhat, amivel igazán szeretne, saját maga és ügyfelei nagyobb megelégedettségére.