A könyvelőirodák világa gyakran a határidők és a folyamatos stressz uralma alatt áll. Te is úgy érzed, hogy a mindennapjaid inkább a tűzoltásról szólnak, mint a tervezett, átlátható működésről? A következő blogposztban nemcsak a problémákat vetjük fel, hanem megoldási javaslatokat is kínálunk. Bemutatjuk Kiss Vivien példáján keresztül, hogy milyen előnyöket hozhat a rendszerszemlélet és a folyamatleírások használata a könyvelőirodádban. Tarts velünk, és lásd meg, hogyan lehet gördülékenyebb az életed!
More...
Vivien tapasztalatai: „A könyvelői influencer, aki 3 gyermek mellett is hatékonyan vezeti az irodáját”
A 2024-es nyári beszélgetés-sorozat egyik meghívott vendége Kiss Vivien, a MNGT Accounting Kft. alapítója volt. Vivien nemcsak egy sikeres könyvelőirodát vezet, hanem háromgyermekes anyukaként egyensúlyoz a család és a vállalkozás között. Ahogy ő is mondja, a hatékonyság kulcsa nem a több munka, hanem a rendszerek és folyamatok tudatos kialakítása.
A videóban elmeséli, hogyan alakította ki saját könyvelőirodájának folyamatait úgy, hogy az irodája stabilan és gördülékenyen működjön akkor is, amikor ő nem tud napi szinten jelen lenni. Az ő stratégiája az, hogy „ha valamit már kétszer megcsinálsz, arra kell folyamat”. Ez az egyszerű elv lehetővé tette számára, hogy ne csak hatékonyabban, de nyugodtabban is vezesse az irodát. Miért ne próbálnád ki te is?
Te is így érzed: „Mindig mindent csak te tudsz jól megcsinálni?”
Vivien is úgy indította a könyvelőirodáját, hogy a legtöbb feladatot maga látta el. Amikor azonban megszületett a harmadik gyermeke, rájött, hogy egy stabil és átlátható rendszer nélkül az iroda gyorsan kaotikussá válhat. Ezért döntött úgy, hogy minden egyes feladatot és folyamatot standardizál és dokumentál.
Megoldási javaslat: Kezdj te is az alapoktól! Írd le a leggyakoribb folyamatokat: ügyfél onboarding, ÁFA-bevallás riport összeállítása, havi zárás, új érdeklődő kezelési folyamata. Lehet, hogy kezdetben csak néhány egyszerű lépéssel indulsz, de ezek óriási különbséget fognak jelenteni. Az elkészült folyamatleírások segítségével bármelyik csapattag át tudja venni a feladatokat, ha szükséges. Ezzel nemcsak te leszel nyugodtabb, hanem a kollégáid is magabiztosabbak lesznek!
„Hogyan lettem én, mint alapító felesleges a saját cégemben?” – Vivien titka
Vivien azzal szembesült, hogy ha az iroda minden döntése és feladata rajta múlik, sosem lesz igazán szabad és független. Ezért már az iroda indulásakor elkezdett olyan rendszereket kiépíteni, amelyek segítségével a csapata önállóan is képes volt dolgozni.
A kulcs a standardizált működés: minden feladatnak van egy „forgatókönyve”, amit bárki bármikor használhat. A bevett módszer lényege, hogy mindenki ugyanúgy végezze a feladatot – függetlenül attól, hogy ki ül az adott széken. Így amikor Vivien hosszabb szabadságra ment, a csapata gördülékenyen tudta vinni a munkát.
Tipp #1: Hogyan kezdd el a folyamatleírásokat?
Sok könyvelőiroda vezetője fél belekezdeni a folyamatleírások készítésébe, mert túl bonyolultnak tűnik, vagy úgy érzik, nincs rá idejük. Kezdd egyszerűen: válassz ki három kulcsfontosságú feladatot, és bontsd le őket lépésekre! Az első dokumentumok nem lesznek tökéletesek, de a lényeg, hogy elindulj. Készíts sablonokat, mintákat a leggyakoribb feladatokra, mint az új ügyfél fogadása vagy a havi bevallások előkészítése.
Ezután folyamatosan csiszolhatod őket a tapasztalataid alapján. A legfontosabb, hogy minden munkafolyamatnál gondold végig: Mi az, amit már most rendszerbe szervezhetnél?
Tipp #2: Kommunikálj tisztán a csapattal!
Vivien is arra hívja fel a figyelmet, hogy a folyamatok bevezetéséhez elengedhetetlen a csapat bevonása és az átlátható kommunikáció. A folyamatleírások csak akkor érnek valamit, ha mindenki érti és használja őket. Együtt alakítsátok ki az új szabályokat, kérd ki a véleményüket!
Azok a folyamatok lesznek igazán sikeresek, amiket közösen, a csapat igényeire szabva készítetek el. Ahelyett, hogy te magad próbálnál „rendelkezéseket” bevezetni, vond be a kollégáidat, így sokkal inkább magukénak érzik majd az új rendszert.
Tipp #3: Automatizálj, amit csak lehet!
Vivien irodája is akkor lépett új szintre, amikor a manuális feladatokat automatizálták. Minden egyes automatizált folyamat időt takarít meg, amit a csapat másra fordíthat. Próbálj ki olyan eszközöket, mint a feladatkezelők és a kapacitástervező szoftverek, amelyek segítségével átláthatóbbá és hatékonyabbá teheted a napi működést.
Például a Gmail Hive bővítmény lehetővé teszi az e-mailek kategorizálását, így a fontos ügyfélkommunikáció nem fog elveszni. Gondolkodj rendszerekben, és te is látni fogod a különbséget: kevesebb manuális munka, kevesebb hiba, és több szabadidő!
Folyamattervezés könyvelőknek workshop: tedd meg az első lépést a rendszerezett működés felé!
Szeretnéd, ha a könyvelőirodád is átláthatóbban, hatékonyabban működne? Jó hírem van: a 3 órás Folyamattervezés e-Workshop pontosan ebben segít! Kidolgozzuk közösen az első 3-10 folyamatleírást, amivel a csapatod már önállóan is képes lesz dolgozni.
Ne hagyd, hogy a határidők és a kapkodás uralják a mindennapokat! Legyen az irodád olyan, ahol mindenki tudja, mi a dolga, és te is nyugodtan tervezhetsz előre.
Az e-tananyag azonnal elérhető és a videó mellett tartalmaz egy letölthető folyamatleírás sablont, továbbá 3 utókövető 15-perces kihívást is.
Vedd meg most, és építsd fel az irodád saját rendszereit, amik a hosszú távú sikert biztosítják! >>>