Az önjáró cégépítés titkos fegyvere: a folyamatleírás

Ha cégvezetőként folyton kapkodsz, túlterhelt vagy, és azt érzed, hogy minden csak akkor van rendesen elvégezve, ha te magad csinálod, akkor van egy jó hírem: nem kell klónoznod magad ahhoz, hogy hatékonyabb legyen a céged működése.

A megoldás? Egy jól megírt és ténylegesen használt folyamatleírás-rendszer.

Ebben a cikkben megmutatom, hogyan segít a folyamatleírás időt, energiát és pénzt spórolni, és hogyan érdemes bevezetni a vállalkozásodban ahhoz, hogy az önjáró cégépítés legfőbb fegyvere lehessen.

More...

Miért problémás a folyamatleírás a legtöbb cégben?

Sok vállalkozásnál a folyamatleírás szitokszó. Az ok?

„Nincs rá időnk” – A napi hajtásban úgy tűnik, hogy felesleges adminisztráció.
„Úgysem olvasná el senki” – Ha csak porosodik egy dokumentumban, tényleg nem sok értelme van.
„Ez csak a nagyvállalatoknál működik” – Pedig a kisebb cégek tudják a legtöbbet profitálni belőle.

A valóság az, hogy a rosszul megírt vagy rosszul bevezetett folyamatleírás tényleg nem ér semmit. De ha jól csinálod, az egész céged szintet léphet általa, te pedig rengeteg idődet felszabadíthatod.

Mikor jó egy folyamatleírás?

Egy jó folyamatleírás nem egy felesleges papírhalom, hanem egy használható eszköz. De mitől lesz igazán hasznos?

Egyszerű és érthető → Nem egy 50 oldalas dokumentum, hanem egy rövid, gyakorlatias útmutató.
Valóban segíti a munkát → Nem csak vezetői elvárás, hanem valódi munkaeszköz a csapat számára.
Lépésről lépésre követhető → Pontosan meghatározza, hogy ki, mikor, mit csinál.
Friss és naprakész → Nem egyszer megírod és elfelejted, hanem folyamatosan frissíted és fejleszted.

Milyen területeken segíthet a folyamatleírás?

Egy jól kidolgozott folyamatleírás szinte minden cégterületen időt és energiát spórolhat neked és a csapatodnak.

1. Ügyfélszolgálat

Egy ügyfélszolgálatos kolléga egységes válaszokat ad az ügyfelek kérdéseire, ha van egy világosan megírt ügyfélkezelési leírás.

Példa: Ahelyett, hogy minden egyes kérdésnél mást mondana az ügyfeleknek, a csapatod egy kidolgozott forgatókönyvet követhet, ami konzisztens, megbízható ügyfélélményt biztosít.

2. Új munkatársak betanítása

Ha minden új kolléga ugyanazt a több hónapos betanítási folyamatot járja végig, az rengeteg időt pazarol el. Egy jól összeállított folyamatleírás segítségével az új munkatárs akár harmadannyi idő alatt beilleszkedhet.

Példa: Ahelyett, hogy állandóan a senior kollégától kérdezne, a junior munkatárs önállóan is tud haladni egy írásos útmutató alapján.

3, Projektek és szolgáltatások kiszolgálása

Egy projektmenedzser nem dolgozhat minden projektben másképp, ha egy cég stabil növekedésre törekszik.

Példa: Egy jól kidolgozott projekttervezési sablon biztosítja, hogy minden lépésben következetesen gondolkodjon a csapat.

4. Adminisztráció és háttérfolyamatok

A belső adminisztráció rengeteg időt emészthet fel. Egy jó folyamatleírás automatizálási lehetőségeket is feltárhat.

Példa: Ha pontosan meghatározod, hogyan kezeljétek a számlázást, egy automatizált rendszer is kiépíthető, ami rengeteg manuális munkától szabadít meg.

Hogyan kezdj neki a folyamatleírások bevezetésének?

A leggyakoribb hiba az, hogy túl nagy falatnak tűnik, és el sem kezdik. Pedig már napi 15 perc is elég, hogy idővel egy teljes működési rendszert építs ki.

Kezdd kicsiben – Válassz egy fontos, gyakran ismétlődő feladatot, és azt írd le először.
Vonj be munkatársakat – Ők ismerik a legjobban az adott munkafolyamatot.
Használjátok azonnal – Ne fióknak írjátok, hanem a mindennapi munka támogatására.
Fejleszd folyamatosan – Minden tapasztalatot építs be, és frissítsétek időről időre.

Zárszó: Ha jól csinálod, önjáróvá válik a céged

Egy jól működő folyamatleírás-rendszer nem a kreativitás gátja, hanem az alap, amire egy önjáró cég épülhet.

Sokan azt gondolják, hogy ez csak nagyvállalatoknál működik, pedig pont a kis- és középvállalkozások profitálnak belőle a legtöbbet.