Cégvezetőként és vállalkozóként könnyű belemerülni a vállalkozás mindennapi működtetésébe. Folyamatosan döntéseket kell hoznod arról, hogy hogyan maximalizáld a rendelkezésre álló erőforrásokat, különös tekintettel a legdrágább erőforrásra, az emberi munkaerőre.
A hosszú távú sikeres működés szempontjából kritikus fontosságú, hogy vezetőként időt találj arra, hogy egy lépés távolságból elgondolkodj a stratégiai prioritásokon és az ezt alátámasztó szervezeti felépítésen.
A szerepeket egyértelműen tartalmazó (és egyúttal tisztázó) szervezeti ábra óriási segítséget jelenthet a munka hatékony szervezésében, valamint abban, hogy irányt, elvárásokat és célokat fogalmazz meg a csapattagok számára. Ebben a bejegyzésben példákon keresztül mutatom meg a szervezeti ábra és a világosan meghatározott szerepkörök fontosságát.
More...
Sikeres cégvezetés a szerepek és felelősségi körök egyértelmű meghatározása nélkül nehezen képzelhető el.
A szervezet minden tagjának tisztában kell lennie a saját szerepével, azzal, hogy munkája hogyan járul hozzá a vállalkozás sikeréhez.
Egy szervezeti diagram segít ennek elérésében, mivel világos képet ad az egyes pozíciókról és a hozzájuk tartozó szerepekről, arról, hogy az illető hogyan illeszkedik a teljes szervezetbe.
A szervezeti ábra előnyei
A szervezeti ábra egy vállalat felépítésének vizuális ábrázolása, amely felvázolja a különböző pozíciókat, felelősségi köröket, a munkatársak és a funkcionális részleges közötti kapcsolatokat. Az aktuális diagram megalkotása és kommunikálása a munkatársak felé több szempontból is előnyös lehet egy cég számára.
Világos felelősségi köröket, áttekinthetőséget biztosít a munkatársak számára, ami a hatékonyság és az együttműködés javulásához vezet.
Felismerhető lesz, hogy ki kinek jelent a cégen belül, melyik feladatért ki a felelős, ez nagyban megkönnyíti a munkaszervezést, vezetői oldalon a delegálást.
Az eredmény: egy jobban szervezett és termelékenyebb vállalkozás.
Hogyan készíts saját szervezeti ábrát?
Elsőre a szervezeti ábra elkészítése bonyolultnak tűnhet, azonban viszonylag egyszerű, csak egy kis figyelmet és időt igényel.
Kezdeti lépésként határozd meg a cégedben meglévő kulcsfontosságú pozíciókat, sorold fel az egyes személyek nevét és munkakörét. Ezután definiáld a pozíciók közötti kapcsolatokat. Kezdd legfelül (tipikusan az ügyvezető, avagy CEO) és onnan haladj lefelé. Győzödj meg róla, hogy fel van tüntetve valamennyi pozíció és függőségi viszony.
Szoftverünkkel, melyet az első két hétben díjmentesen használhatsz, nagyon könnyen, drag-and-drop fukcionalitással tudsz szervezeti ábrát alkotni, egy olyat, amilyen például ez:
Példa egy hierarchikus szervezeti ábrára.
Szerepek és felelősségi körök típusai egy cégben
A cégekben különböző típusú szerepek léteznek, amelyik mindegyike létfontosságú a vállalkozás sikeréhez. Minden egyes szerep és felelősségi kör más-más elvárásokkal, munkafolyamatokkal és célokkal rendelkezik. Például:
Vezetői szint: vezérigazgató, pénzügyi igazgató, termelési igazgató (vagy angolszász megfelelői: CEO, CFO, CPO), regionális igazgató, osztályvezető, stb.
Operatív szint: mérnökök, menedzserek, operátorok, egy funkcionális területek szakértői (pl. marketing vagy sales munkatárs)
Adminisztratív szint: recepciós, ügyfélszolgálati munkatárs, asszisztens, stb.
Extra tipp: ha növekedésben lévő szervezet vagytok érdemes készíteni egy ábrát a mostani helyzetről és arról, hogy hova akartok eljutni 1-3 év múlva. Az ábrán jelöljétek a pozíciókat és az egyes pozíciókhoz tartozó szerepköröket. Ha egy-egy pozícióhoz sokféle szerepkör (különféle szaktudással) tartozik, akkor majd oda lesz érdemes legelőször munkatársat felvenni, például ahogy az alábbi ábrán is látszik:
Ha a marketing vezető alá tartozó lila szerepkörök nem személyek, hanem az ő szerepkörei, akkor őt kell majd tehermentesíteni először, pl egy weblap felelős alkalmazásával.
Tippek az egyértelmű szerepek és felelősségi körök meghatározásához
A rátok jellemző egyértelmű szerepek azonosításához érdemes a cég küldetéséből és céljaiból kiindulni, hogy melyek azok a szerepkörök, amelyek segítenek a célok elérésében. Ha itt hiányosságot tapasztalsz akkor többféle választásod van:
- toborzásba kezdesz
- a meglévő munkatársaid képzésébe időt és energiát fektetsz,
- rendszereket (nemcsak informatikai értelemben) alakítasz ki a hatékonyabb napi munkavégzés támogatására.
Érdemes meggyőződnöd arról, hogy minden munkatársad tisztában van a szerepével, és azzal, hogy hogyan illeszkedik a szervezeti struktúrába.
+1 Extra tipp: a szervezeti ábra mentén könnyebb lesz létrehozni a munkatársak teljesítményének értékelésére és a visszajelzésre szolgáló rendszert.
Példák hatékony szervezeti ábrákra
Számos szervezeti diagram áll rendelkezésre, akár a fent bemutatott ábrák is, melyeket sablonként használhatsz a saját céged számára.
A két leggyakoribb szervezeti ábra fajta a hierarchikus és a mátrix diagram.
A hierarchikus diagram a legegyszerűbb és a legelterjedtebb. Ebben a diagramban a pozíciókat egy függőleges struktúrában jelenítjük meg a vezérigazgatótól az operatív szintig.
A mártix diagram ezzel szemben a munkatársaid képességeire és a futó projektekre összpontosít, így a diagram projektek szerint változik.
Példa mátrix szervezeti ábrára.
A szervezeti ábra készítésekor figyelembe veendő kihívások
Általános, és a legfontosabb kihívás, hogy - mint minden szervezeti változás – a diagram elkészítése időt és elkötelezettséget igényel a vezetők és a munkatársak részéről is.
Ezenkívül az egyes munkatársak részéről ellenállás tapasztalható a szerepköreik tisztázása során.
További kihívás, hogy szükség lehet egy testreszabott ábra kialakítására, amely céged egyedi struktúrájának és igényeinek megfelel.
Ha saját egyedi igényeiteknek megfelelő szervezeti ábrát hoznál létre szoftverünkkel könnyedén megteheted, amihez a továbbiakban folyamatmodelleket is tudsz társítani.
Összefoglalás:
- Összefoglalva, az egyértelműen meghatározott szerepekkel rendelkező szervezeti ábra minden sikeres cég számára alapvető fontosságú eszköz. A diagram egyértelmű viszonyokat és irányt biztosít a munkatársak számára, ami következésképpen hatékonyabb munkavégzéshez és jobb együttműködéshez vezet.
- A szervezeti ábra elkészítése igényel valamennyi tervezést, a pozíciók, szerepek és felelősségi körök meghatározását, a vállalat struktúrájának ismeretét. Kezelni kell a felmerülő kihívásokat, célszerű a saját cégünk egyedi igényeit szem előtt tartani.
- Az ebben a bejegyzésben található példák és tippek követésével gyorsan és könnyen olyan világos és áttekinthető szervezeti ábrát tudtok létrehozni, amely céged hatékonyságának és sikerének garantáltan hasznára válik.
Szervezeti ábra készítése a PRUEXX szoftverben:
(ahol, igény szerint, a szerepköröket a folyamatokhoz is tudod illeszteni)