Kinek a vállán ül a majom? Avagy, hogyan kerüld el a fordított delegálást

Fordított delegálás???
Nálunk ilyen nincs.

A beosztottaim nekem dolgoznak, és nem fordítva.

Sok vezetővel beszéltem már, aki azt gondolta, hogy fordított delegálás náluk nem fordulhat elő.
Érdemes tovább olvasnod, ha vezetőként a számodra fontos dolgokra csak hajnalban, éjjel vagy hétvégente van időd.

Bejegyzésemben bemutatok néhány gyakorlati (és gyakori!) helyzetet, amikor (szinte) észrevétlenül megfordul a ki dolgozik kinek képlet - könnyen lehet, hogy érintett vagy. 

A fordított delegálás vagy más nevén a visszadelegálás kapcsán a vállakon ülő majmokról is szó lesz.

Ki dolgozik kinek?

A vállon ülő majmok, mint koncepció Wiliam Oncken tollából származik, aki 1974-ben írta le először a menedzser feladatait vállon ülő majmokként a Harvard Business Review újság hasábjain.
Ez az 1974-es kiadás azóta az újság legtöbbször hivatkozott és újranyomtatott példányává vált, Oncken formabontó és azóta elhíresült ötletének köszönhetően.

1999-ben Donald L. Wass-al átdolgozták, korszerűsítették a témát - a majmok maradtak. (Az 1999-es eredeti cikket itt találod). 

Miért van az, hogy vezetőként sokszor elfoglaltabb vagy, mint a beosztottaid? - tette fel Oncken a kérdést.

Te is feláldozod saját teljesítményedet azáltal, hogy magadra veszed a beosztottjaid gondjait?

Ennek megválaszolásához nézzük meg részletesebben, hogy mire is megy el az időd, milyen szempont szerint érdemes a feladatok típusára tekintened.

Vezetői idő összetevői

Ahhoz, hogy vezetőként jól működj kontrollálni kell az idejét és a tartalmát annak, amit csinálsz. Viszont, vannak olyan típusú feladatok, amelyeket nem tudsz és nem is célszerű megkerülni, ezek alapján 3 kulcs területre lehet a vezetői idődet csoportosítani:

Fordított delegálás és a majmok

Mit takar a majom?

A majom az nem egy probléma, kérdés, panasz, kihívás, sem megoldandó feladat, hanem egyszerűen csak mindig a következő lépés ezek megoldásában.

Akinél a következő lépés, annál van a majom!

#1. példa: ha egy munkatársad spontán (pl. ebéd közben, a folyósón találkozva, a liftben) elmesél neked egy problémát, amivel jelenleg küzd, akkor előáll az a helyzet, hogy már eleget tudsz a problémáról, hogy bevonódj, de ahhoz még keveset, hogy ott rögtön a helyszínen dönteni tudj.
Ha egy ilyen helyzetben, azt válaszolod, hogy átgondolom és majd visszajelzek, akkor a majom átkerül hozzád, úgy is, hogy maga a probléma nem nálad van. 
A majom fő jellemzője: én nem csinálok semmit, amíg TE vissza nem jelzel.

#2. példa: a munkatársaid részéről az információ kérés is ugyanilyen ártatlan majom áthelyezés.
Ismerősen hangzik: Nem tudom hol találok információt, tudsz segíteni? Hopp, máris a te válladon van a majom!

#3. példa: ha munkatársaid egy számukra túl nehéz feladat megoldásában kérik segítségedet szintén nagyon óvatosnak kell lenned, nagyon könnyen majmok landolhatnak nálad. A beosztottad lesz az, aki számon kéri rajtad a haladást. 

Miért jelentenek gondot a majmok?

Mihelyst egy majom a te válladra kerül neked kell cipelni, esetleg letenni az asztalodra és gondoskodni a jólétéről. Ez gond?

Gond, ha azt tapasztalod, hogy kollégáik korán hazamennek, te viszont túlórázol pénteken és hétvégén is.

Számoljunk csak utána, ha van 10 beosztottad, akiknek naponta csak 1-1 majmát veszed át, hiszen segítőkész főnök vagy (és amúgy is te tudod a dolgokat a legjobban), akkor az péntekre 50 majmot jelent, akiknek a gondozása bizony időigényes. 

Minél több majomról kell gondoskodnod, annál jobban összezsugorodik a szabadon felhasználható időd.

Nem marad kapacitásod a valóban fontos vezetői feladatokra, mint a célalkotás, stratégia megvalósítás, munkatársak motiválása, értékelése, stb. 

Hogyan lehet a elkerülni a fordított delegálást?

Minden vezető jó darabig cipeli a majmokat, amíg rá nem jön a kiútra. A még friss vagy nem elég tudatos vezetők irodája tele van mások majmaival.

Tartsd szem előtt, hogy vezetőként csak úgy lehet helyt állni, ha visszaszerzed az időd fölött az irányítást. A fentiekből látszik, hogy csökkenteni kell a beosztotti időt, hogy a saját diszkrecionális idő növekedhessen.

Ehhez elengedhetetlenül szükséges a jól delegálás képessége, és a majom menedzsment. Most nézzük meg részletesebben, hogy mit is jelent a majom menedzsment.

Tartsd távol magadtól a majmokat

A majom menedzsment rávilágít arra, hogy vezetőként mennyire könnyű belefulladni a munkába, és ennek elkerülésére állít szabályokat a majmok analógiájának segítségével.
Lássuk, melyek ezek a szabályok:

Figyelj oda, amikor felelősséget vállalsz egy beosztott problémája iránt. Figyelj oda, amikor megígéred, hogy értesíted a haladásról. Figyelj oda, amikor konfliktust készülsz megoldani. Figyelj oda, amikor információt, problémamegoldást, segítséget várnak tőled.

Vezetőként megvan a felhatalmazásod bizonyos majmok lelövéséhez. Sőt, sokkal jobb őket kíméletesen és gyorsan eliminálni (lelőni), mint hagyni éhen halni. Mert ha hagyod a majmokat egyszerűen éhen halni, akkor csak további időt emészt fel a hullájuk eltakarítása. És az áradó hullaszag csökkenti a munkamorált. 
Gyászolni nincs idő, azonnal tovább kell lépni.

A gyakori majomlázadás a rossz vezetés jele. Ilyenkor munkatársaink túl leterheltek, ezért kevéssé fókuszáltak. Oda kell figyelni, hogy az egyes feladatokhoz a megfelelő időtartamot dedikáljuk. 

Időnként - például projektek fontosabb mérföldköveinél - természetes, hogy lesznek majomkitörések. Ilyenkor a hatékony vezetőnek mindent el kell követni, hogy a munkatársakat sínen tartsák, anélkül, hogy saját magukra vennék a kötelezettségeket. 

Szakértőkre különösen jellemző, hogy ilyen helyzetben hajlamosak feláldozni magukat és hőssé válni - de ez kontraproduktív, akármennyire is érzi ilyenkor a vezető hősnek magát, a beosztottak csalódottakká válnak, leszoknak a felelősségvállalásról, önálló problémamegoldásról - és ugye pont ezt akarjuk mindenáron elkerülni!

Delegálj jól!

A jól delegálás képessége elengedhetetlen, mert a delegálás kritikus fontosságú eszköze annak, hogy meg tudjuk tanítani munkatársainkat saját majmaik kezelésére. 

Nagyszerű eszköze munkatársaid új vagy rejtett képességeinek fejlesztésében. Delegálás közben tudod a felelősségvállalást és a kezdeményezést átruházni, így támogatod munkatársaid, hogy a saját problémáikat ők kezeljék. Végső soron, hogy kevesebb majmot próbáljanak leadni magukról.

A majmok etetése vagy gondozása a feladatok leadásának és ellenőrzésének, azaz a delegálásnak nagyszerű analógiája. 

Néhány szabály a majomgondozáshoz

A majmok gondozásakor a legfontosabb szabály, hogy csak előre egyeztetett időpontban lehet őket etetni! Minél hamarabb megszokják munkatársaid, hogy nincs ad-hoc kérés, kérdés, sóhaj, annál jobb.

Legjobb a rendszeres meetingek kialakítása, ahol a majmokat is gondozni tudod - így máris más szemmel tudsz a meetingekre is tekinteni. 

Ökölszabály: 1 majom etetése max. 15 percet vehet igénybe.

Érdemes arra is figyelni, hogy ne neked, vezetőként kelljen éhező majmokat levadászni. 

További fontos szempont, hogy csak személyesen, videóhívásban esetleg telefonon lehet gondozni a majmokat, semmi esetre sem emailben!

Minden majomnak kell egy következő etetési időt és egy kezdeményezési szintet meghatározni, kölcsönös egyezség alapján, enélkül könnyen éhen halhat, vagy ismét a vezető vállán landolhat a majom.