Fordított delegálás? Útmutató, hogy hogyan kerüld el (majmokról is lesz szó)

Fordított delegálás???
Nálunk ilyen nincs.

A beosztottaim nekem dolgoznak, és nem fordítva.

Sok vezetővel beszéltem már, aki azt gondolta, hogy fordított delegálás náluk nem fordulhat elő.
Érdemes tovább olvasnod, ha vezetőként a számodra fontos dolgokra csak hajnalban, éjjel vagy hétvégente van időd.

Bejegyzésemben bemutatok néhány gyakorlati (és gyakori!) helyzetet, amikor (szinte) észrevétlenül megfordul a ki dolgozik kinek képlet - könnyen lehet, hogy érintett vagy. 

A fordított delegálás vagy más nevén a visszadelegálás kapcsán a vállakon ülő majmokról is szó lesz.

Ki dolgozik kinek?

A vállon ülő majmok, mint koncepció Wiliam Oncken tollából származik, aki 1974-ben írta le először a menedzser feladatait vállon ülő majmokként a Harvard Business Review újság hasábjain.
Ez az 1974-es kiadás azóta az újság legtöbbször hivatkozott és újranyomtatott példányává vált, Oncken formabontó és azóta elhíresült ötletének köszönhetően.

1999-ben Donald L. Wass-al átdolgozták, korszerűsítették a témát - a majmok maradtak. (Az 1999-es eredeti cikket itt találod). 

Miért van az, hogy vezetőként sokszor elfoglaltabb vagy, mint a beosztottaid? - tette fel Oncken a kérdést.

Te is feláldozod saját teljesítményedet azáltal, hogy magadra veszed a beosztottjaid gondjait?

Ennek megválaszolásához nézzük meg részletesebben, hogy mire is megy el az időd, milyen szempont szerint érdemes a feladatok típusára tekintened.

Vezetői idő összetevői

Ahhoz, hogy vezetőként jól működj kontrollálni kell az idejét és a tartalmát annak, amit csinálsz. Viszont, vannak olyan típusú feladatok, amelyeket nem tudsz és nem is célszerű megkerülni, ezek alapján 3 kulcs területre lehet a vezetői idődet csoportosítani:

Fordított delegálás és a majmok

Mit takar a majom?

A majom az nem egy probléma, kérdés, panasz, kihívás, sem megoldandó feladat, hanem egyszerűen csak mindig a következő lépés ezek megoldásában.

Akinél a következő lépés, annál van a majom!

#1. példa: ha egy munkatársad spontán (pl. ebéd közben, a folyósón vagy a liftben összefutva) elmesél neked egy problémát, amivel jelenleg küzd, akkor előáll az a helyzet, hogy már eleget tudsz a problémáról, hogy bevonódj, de ahhoz még keveset, hogy ott rögtön a helyszínen dönteni tudj.
Ha egy ilyen helyzetben, azt válaszolod, hogy "átgondolom és majd visszajelzek", akkor a majom átkerül hozzád, úgy is, hogy maga a probléma nem nálad van. 
A majom egyik ismertetőjele a munkatársak oldalán: én nem csinálok semmit, amíg TE vissza nem jelzel.

#2. példa: a munkatársaid részéről az információ kérés is ugyanilyen ártatlan majom áthelyezés.
Ismerősen hangzik: "Nem tudom hol találok információt, tudsz segíteni?"
Ha igent mondasz, hopp, máris a te válladon lesz a majom!

#3. példa: ha munkatársaid egy számukra túl nehéz feladat megoldásában kérik segítségedet szintén nagyon óvatosnak kell lenned, nagyon könnyen majmok landolhatnak nálad.

Mindannyiszor, amikor a beosztottad kéri számon rajtad a haladást, fordított delegálás történik.

Miért jelentenek gondot a majmok?

Ha azt tapasztalod, hogy kollégáid a munkaidő végén hazamennek, te viszont túlórázol pénteken és hétvégén is, akkor mindenképp érdemes a majmok koncepciójával foglalkoznod.

Amint egy majom a te válladra kerül neked kell cipelni, esetleg letenni az asztalodra és gondoskodni a jólétéről. Ez gondot jelent?

Számoljunk csak utána: 10 beosztott esetén, akiknek naponta csak 1-1 majmát veszed át, hiszen segítőkész főnök vagy (és amúgy is te tudod a dolgokat a legjobban), akkor az péntekre 50 majmot jelent. Tegyük fel, hogy egy-egy majom 10 perces feladatot jelent csak számodra, de ez már így is egy teljes 8 órás munkanapot tesz ki. (!)

Minél több majomról kell gondoskodnod, annál jobban összezsugorodik a szabadon felhasználható időd.

Nem marad kapacitásod a valóban fontos vezetői feladatokra, mint a stratégia és célalkotás, csapatépítés, munkatársak coach-olása, értékelése, stb.

Hogyan lehet elkerülni a fordított delegálást?

Minden vezető jó darabig cipeli a majmokat, amíg rá nem jön a kiútra.
A friss vagy nem elég tudatos vezetők irodája tele van mások majmaival.

Tartsd szem előtt, hogy vezetőként csak úgy lehet helyt állni, ha visszaszerzed az időd fölött az irányítást. A fentiekből látszik, hogy csökkenteni kell a beosztotti időt, hogy a saját diszkrecionális idő növekedhessen.

Ehhez elengedhetetlenül szükséges a jól delegálás képessége, és a majom menedzsment. 

Nézzük meg részletesebben, hogy mit is jelent a majom menedzsment.

Tartsd távol magadtól a majmokat

A majom menedzsment rávilágít arra, hogy vezetőként mennyire könnyű túlvállalni magadat, és eszközöket ad a kezedbe, hogy el tudd ezt kerülni.

Oncken ehhez 5 szabályt fogalmaz meg Majom menedzsment c. könyvében, ezek a következők:

Figyelj oda, amikor felelősséget vállalsz egy beosztott problémája iránt. Figyelj oda, amikor megígéred, hogy értesíted a haladásról. Figyelj oda, amikor konfliktust készülsz megoldani. Figyelj oda, amikor információt, problémamegoldást, segítséget várnak tőled.
Ez nem azt jelenti, hogy sose segíts senkinek, csak légy tudatosabb azokban a vállalásokban, amelyeket a többiek is bőven el tudtak volna végezni.

Vezetőként megvan a felhatalmazásod bizonyos majmok lelövéséhez. Hiszen biztosan nálatok is van olyan feladat, tevékenység, ami fölösleges, csak így szokta meg a szervezet. Ilyenkor a legkíméletesebb gyorsan eliminálni (lelőni) ezeket a majmokat.

Ha egyszerűen csak hagyod a majmokat éhen halni, akkor az sajnos következményekkel jár. Egyrészt elkezd hullaszag áradni (ami csökkenti a munkamorált(!)), másrészt a hullák eltakarítása még időigényesebb lehet.

Előfordulhat, hogy nemcsak a te válladon lesz sok majom, hanem a munkatársakén is. Ez majomlázadáshoz vezethet, hiszen túl sokan éheznek.

A gyakori majomlázadás a rossz vezetés jele. Vezetőként neked kell megfelelő időt dedikálni a feladatok elvégzéséhez, és nemcsak a saját majmaid számát limitálni, hanem a munkatársaidét is egyensúlyban tartani (azaz túl kevés, de túl sok se legyen).

Időnként - például projektek fontosabb mérföldköveinél - természetes, hogy lesznek majomkitörések. Ilyenkor a hatékony vezetőnek mindent el kell követni, hogy a munkatársakat sínen tartsák, anélkül, hogy saját magukra vennék az összes kötelezettséget. 

Delegálj jól!

A jól delegálás képessége elengedhetetlen, mert a jól delegáló vezető nem átveszi a majmokat, hanem megtanítja munkatársait a saját majmaik hatékony kezelésére. 

Ebben az esetben nemcsak a munkatársak képessége fejlődik folyamatosan, hanem a felelősségvállalás és a kezdeményezés is szokásukká válik, ami minden vezető álma.

A jól delegáló vezető tudja hatékonyan csökkenteni azoknak a majmoknak a számát, amit a munkatársak le akarnának adni.

Ahhoz a vágyott állapothoz, hogy munkatársaid önállóan, felelősségvállalva dolgozzanak, a jól delegáláson túl szükség lehet a majompopuláció gondozásához. Azaz adott pontokon segíteni nekik a majmaik etetésében.

Ehhez érdemes néhány szabályt betartani:

A majmok gondozásakor a legfontosabb szabály, hogy csak előre egyeztetett időpontban lehet őket etetni! Minél hamarabb megszokják munkatársaid, hogy nincs ad-hoc kérés, kérdés, panasz, annál jobb.

Legjobb a rendszeres meetingek kialakítása, ahol a majmokat is gondozni tudod - így máris más szemmel tudsz a meetingekre is tekinteni. 

Ökölszabály: 1 majom etetése max. 15 percet vehet igénybe.

Érdemes arra is figyelni, hogy ne neked, vezetőként kelljen éhező majmokat levadászni. 

További fontos szempont, hogy csak személyesen, videóhívásban esetleg telefonon lehet gondozni a majmokat, semmi esetre sem emailben!

Minden majomnak kell egy következő etetési időt és egy kezdeményezési szintet meghatározni, kölcsönös megegyezés alapján, enélkül könnyen éhen halhat, vagy ismét a vezető vállán landolhat a majom.