Visszatartó hiedelmek, amiért nem delegálsz eleget

Delegálástól visszatartó hiedelmek? Téged érintenek?

Olyan gondolatok, mint például:
"Könnyebb és gyorsabb megcsinálnom, mint ledelegálni."
Vagy:
"Ha jól akarom megcsinálni, akkor azt magamnak kell."
Vagy:
"Ha ledelegálom, azt fogják hinni, hogy nem vagyok elég kompetens."
Olvass tovább, ha a fenti gondolatok ismerősen csengenek.

Bejegyzésemben sorra veszem azokat a delegálási hiedelmeket, amelyek akár véltek, akár valósak, de visszatartanak vezetőként a delegálástól.

Miért fontos a delegálás?

A delegálás a jó vezető alapvető képessége.

Hatékony delegálás nélkül vezetőként nem tudod a lehetőségeidet kihasználni.

Elérhető eredményeid nagyságát az határozza meg, hogy milyen mértékben tudod saját céljaidat mások tevékenysége által elérni. 

Továbbá, a delegálásból nemcsak a vezető, hanem a beosztottak, az egész szervezet is profitál.

Kritikus képesség, mégis, a legtöbben nem fejlesztik eléggé. Még akkor sem, ha tisztában vannak vele, hogy hosszú távon időt takarítanak meg és mások képességeit is tudják fejleszteni vele.
De miért nem?

Mélyen gyökerező okokat látok, mint például perfekcionizmus, saját fontosság túlértékelése (ego nagysága), félelem, hogy mások jobbak lesznek, félelem a kontroll/szakértői státusz átengedésétől - ezek valamilyen mértékben kb mindenkit érintenek. 

A hatékony delegáláshoz vezető út legelső lépcsője megérteni, hogy mi a konkrét oka annak, hogy nem delegálsz eleget.

Bejegyzésemben 5 delegálási hiedelmet járok körül annak érdekében, hogy megvilágítsam, mélyen gyökerező berögzüléseink alapjai legtöbbször nem valósak, és érdemes őket felszínre hozni, racionálisan elemezni, megkönnyítve a viselkedés megváltoztatását.

Lássuk a berögzüléseket, a visszatartó hiedelmeket:

1. delegálási hiedelem:

Esetleg, kiadod a feladatot, azaz szerinted ledelegálod, de nem veszed a fáradtságot, hogy elmagyarázd a konkrét lépéseket, a folyamatot részletesen, világosan kommunikálva az elvárt eredményt. Ilyenkor előfordul, hogy munkatársad egészen mást csinál, mint Te gondoltad, és ez megerősít véleményedben, hogy gyorsabb lett volna magad megcsinálnod.

Lehet, hogy rövid távon gyorsabb, de ha mindent magad csinálsz akkor jelentős gátat szabsz céged növekedése elé. Vezetőként csakis a többiek teljesítménye által érhetsz el egyre nagyobb eredményt.

Érdemes a delegálásra úgy tekintened, mint az időd legjobb kihasználására. Ha így gondolsz rá, akkor fogsz tudni időt szakítani a teljes munkafolyamat ismertetésére, világos és konkrét elvárt eredmények megfogalmazására, ami a hatékony delegálás egyik első legfontosabb lépése.

Egy konkrét példa: az az általános utasítás, hogy kollégád kezelje az egyik problémás ügyfelet még nem minősül delegálásnak. Helyette inkább például ezt mondhatod: 2 órán belül telefonon keresse fel az adott ügyfelet, és derítse ki mi a probléma, 100.000 Ft-ig szabad kezet adsz számára, hogy kárpótolni tudja az ügyfelet. Amennyiben ennél nagyobb összeget érint a panasz, akkor keressen fel téged, és emailben minden esetben értesítsen a megoldásról.

Delegálás előtt szánj időt, hogy átgondold a szükséges lépéseket, fogalmazd meg az elvárt eredményt, vedd számításba milyen erőforrások, vagy döntéshozatali jogkörök kellhetnek, és ezek mentén adj ki feladatot.  

2. delegálási hiedelem:

Legtöbb dologra akár igaz is lehet, hogy Te tudod a legjobban, hiszen azért vagy Te a vezető, mert egy csomó mindent már megtanultál kiválóan megcsinálni.

Mégis csapdát rejt számodra, ha mindent magad csinálsz, ilyenkor szükségszerűen bevonódsz a napi működésbe, ami az értékes időd elpocsékolását jelenti.

Amíg operatív szinten tevékenykedsz, addig ki foglalkozik a vezetői feladatokkal?  Ki vesz fel munkatársakat, ki motiválja, coach-olja őket, ki alkot stratégiát vagy jelöl ki célokat?

Vezetőként fontosabb dolgaid vannak a feladatok elvégzésénél, pont elég a csapatod menedzselése és az ellenőrzés.

Tudatosítsd magadban, hogy amikor egyszerű és rutin feladatokon dolgozol, akkor az pénzkidobás.

Csak indokolt és kevés (leginkább vezetői) feladatot tarts magadnál.

A perfekcionizmusod inkább akadályt képez az elérhető eredményeid előtt, ennek leküzdésére használd a 70% - os szabályt: ha bárki (hozzád képest) 70% - on meg tudja az adott munkát csinálni, akkor delegáld!

Meg fogsz lepődni, de a 70% hamar a 150%-ra is nőhet, ha teret adsz munkatársaidnak kompetenciáik fejlesztésére.

Egyenlőre félsz attól, hogy a 70% akár 0% is lehet adott esetben?

Vezetőként rajtad múlik, hogy úgy adj ki feladatot, hogy ez ne fordulhasson elő, ennek érdekében tanulj meg jól és hatékonyan delegálni.

3. delegálási hiedelem:

Hiszen, az a jó vezető, aki a legjobb teljesítményt tudja kihozni munkatársaiból.

Egyrészt a bérköltség aránya a legtöbb cég esetében nagyon magas az összköltségen belül (szolgáltató szektorban akár 85% is lehet).

Vezetőként a feladatod a drága emberekbe való befektetés minél nagyobb megtérülése.

Másrészt, kutatások igazolják, hogy a munkavállalók átlagosan 50-60 %-át használják a kapacitásaiknak. Úgy is fogalmazhatunk, hogy a munkavállalók képességeinek a fele kihasználatlan marad.

Vezetőként embereid fejlesztése prioritásod kell legyen.

A delegálás egy nagyszerű vezetői eszköz munkatársaid fejlesztésére; arra, hogy nőni tudjon használt képességeik köre; hogy nagyobb legyen a hozzáadott értékük, végső soron, hogy együtt jobb eredményeket érjetek el.

Pénzkidobás, ha nem használod ki az emberi erőforrásban rejlő lehetőségeket. Fejleszd az embereid, ahelyett, hogy tévesen alábecsülöd munkavállalóid képességeit.

Próbáld ki: a korábbinál több és nagyobb feladatokkal bízd meg munkatársaid, adj nekik szabadkezet abban, hogy hogyan érik el a kívánt eredményt, és biztosítsd őket, hogy a hibázás a tanulás nagyszerű formája – azaz, tanulj meg jól delegálni.

Ha megtanítod munkatársaidnak mozgósítani és használni képességeiket, akkor nemcsak az elért eredményeitek lesznek nagyobbak, hanem boldogabb és elégedettebb munkavállalóid lesznek. Ennek a tanításnak pedig a delegálás egyik kiváló eszköze.

Ne feledd: vezetőként delegálási képességed határozza meg sikereidet, az elérhető eredményeket.

4. delegálási hiedelem:

Ennek pont az ellenkezője igaz, könnyű belátni, hogy minden egyes területnek egy személy nem lehet a szakértője, és nem is kell. A szakértői státusz feladása extrém nehéz lehet, de azért vagy vezető, hogy a megfelelő szakértőkkel vedd körbe magad, és jól irányítsd őket. 

Nehéz a delegálásban, hogy a kapcsolódó valós vagy vélt hiedelmek aktivizálják az emocionális immunrendszerünket, azt a részünket, amelyik ki akarja védeni az olyan érzéseket, mint a félelem, a kontroll elvesztése, vagy a csalódás okozása. 

A sikeres és hatékony delegálás érdekében meg kell értened saját ellenállásod gyökerét. Teszteld a saját feltételezéseid, hiedelmeid, hogy mekkora a valóságtartalmuk.

Konkrét példával: adott egy cégvezető, aki szeretné delegálni az ügyfelek utánkövető telefonhívását, de nincs ideje a CRM adatbázisban a feljegyzéseit frissíteni, ezért gyorsabb, és megszokásból is működik, szóval saját maga hívja fel az ügyfeleket.

Ilyenkor érdemes ezt az egy viselkedést részletesebben elemezni. Milyen más, fontosabb tevékenységet tol el, ha időben aktualizálja a CRM adatbázist? Mi történik, ha nem ő személyesen hívja fel az ügyfeleket? Tényleg bekövetkezik, vagy csak vélt félelme, hogy akkor az ügyfelek elhanyagolva érzik magukat és máshova viszik az üzletet?

Ahhoz, hogy egy vezető elkezdjen delegálni, és konzekvensen ragaszkodjon is hozzá, kezelnie kell ezeket az érzéseket, fel kell deríteni a "mi lenne ha" érzései valóságtartalmát. El kell kezdenie kisebb, alacsony kockázatú feladatok delegálását, hogy kiderüljön feltételezései milyen mértékben igazak, vagy csak a biztonság iránti vágya vetíti ki őket. A gondolkodásbeli váltást követheti a szokások lecserélése a jól működő delegálás irányába.

5. delegálási hiedelem:

Minden általad végzett feladatot meg kell vizsgálni, hogy érdemes-e továbbra is magad csinálni, vagy le lehet delegálni, esetleg kiszervezni (vagy akár elhagyni - nincs nagyobb pazarlás, mint tökéletesen csinálni azt, amit egyáltalán nem is kellett volna).

A legnehezebb változás vezetőként a csinálás üzemmódból a vezetés módba váltani. Mindig emlékeztesd magad, hogy vezetői kvalitásod határát az szabja meg, hogy milyen hatékonyan vonsz be másokat. Az elérhető eredményeid plafonját az jelenti, hogy mennyire sikeresen aktivizálod a körülötted lévőket, azaz hogyan tudod saját prioritásaid megvalósítani a többiek cselekvése által.

Ez logikusan hangzik, mégis a legtöbb vezető túlzottan bevonódik a napi munkavégzésbe.

Természetes reakció visszatérni a komfortzónádba és azt csinálni, amiben jó vagy, amit hosszú hónapok alatt elsajátítottál, kialakítottál magadnak; visszatérni ahhoz a jóleső érzéshez, amit egy könnyű és gyors teendőnek a végrehajtása, és annak kipipálása a teendők listáján okoz. 

Ezt a reakciót leküzdve az eredményre kell fókuszálnod a tevékenység helyett, hiszen az elfoglaltság nem egyenlő a produktivitással.