Olyan cégvezető vagy vállalkozó vagy, aki azt keresi, hogy hogyan tudja maximalizálni a cégéből származó előnyöket?

Biztosan hallottad már, hogy ehhez hatékony üzleti folyamatok és a hozzájuk tartozó folyamatleírások kulcsfontosságúak.
De pontosan milyen szerepet is töltenek be egy cég életében a folyamatok?
Hogyan lehet az üzleti folyamatokból profitálni?

Ebben a bejegyzésben példákon keresztül mutatom meg, hogy miért élet-halál kérdése egy cég számára a folyamatok ismerete. Lesz szó: 

• megnövekedett hatékonyságról,  és így nagyobb profitról, 
• a változásokra rugalmasabban reagáló szervezetről (ami a cég életben maradását is jelentheti),
•  rendezettebb és így kevésbé stresszesebb munkavégzésről.

Akár egy induló, néhány fős céget vezetsz, akár egy stabilan működő szervezetet irányítasz, a folyamatmenedzsment jelentőségének megértése alapvető fontosságú lesz céged sikere szempontjából mind rövid-, mind hosszútávon.  

Sokan, ha folyamatokra vagy folyamatleírásokra gondolnak, akkor merev utasításokra és szabályzatokra asszociálnak, amelyek kiölik a kreativitást és az innovációt. Pedig pont az ellenkezője igaz, az alaposan átgondolt és dokumentált folyamatok jelentik a kulcsát, hogy a munkatársakban és a szervezetben rejlő potenciált ki tudjátok aknázni.

Nézzük meg az alábbiakban, hogy miért tedd fő prioritássá céged valamennyi területén a folyamatok optimalizálását. Kezdjük a legfontosabb előnyök azonosításával.

A folyamatok javításában rejlő legfontosabb előnyök

1. Növekvő hatékonyság az operatív működésben -
ami akár 40-50%-kal növeli a profitot!

A hatékonyság növelése kapcsán folyamatos törekvés, hogy ugyanannyi erőforrással, vagy akár kevesebbel többet tudjunk elérni.

A munkafolyamatok átgondolásával, helyenként automatizálásával, a redundanciák megszüntetésével jelentősen csökkenthető az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges idő és erőfeszítés. Így növekszik a produktivitás és az erőforrások optimális kihasználása.

Ahelyett, hogy munkatársaid számtalan órát töltenének manuális és rosszul szervezett feladatokkal nagyobb prioritású és magasabb értékteremtő feladatokra tudnak összpontosítani.

Az eredményes üzleti folyamatok egy olyan struktúrát építenek ki, amely garantálja, hogy a munkatársaid a feladatokat időre és folyamatosan magas minőségben hajtsák végre. Ez csökkenti a hibák és mulasztások esélyét, előmozdítja a következetességet, amit ügyfeleitek biztosan értékelni fognak.

A standardizált folyamatok révén az erőforrások hatékonyabban tervezhetők, feltárhatók az esetleges szűk keresztmetszetek, valamint a fejlődés nyomon követhető és mérhető lesz.

2. Nagyobb rugalmasság, javuló csapatmunka

Bár elsőre ellentmondásosnak tűnhet, a folyamatok szabványosítása valójában nagyobb rugalmasságot biztosít. Ennek oka részben az, hogy a folyamatleírások keretet adnak a megalapozott és gyors döntéshozatalhoz, másrészt pedig lehetőséget és időt biztosítanak munkatársaid számára, hogy javító ötleteket terjesszenek elő.

Így az egyértelmű irányelvek és protokollok lehetővé teszik mindenki számára, hogy érdemben hozzájáruljon a szervezet célkitűzéseihez. 

Munkatársaid értékelni fogják a folyamatok tervezése során a bevonást, azt, hogy az ő meglátásaik is meg lesznek hallgatva, így még jobban magukénak fogják érezni a cég sikerét.

A folyamatok szervezésével azonban javul a kommunikáció, nemcsak a csapaton belül, hanem a funkcionális területek között is. 

3. Magasabb vevői elégettség

Ha minden egyes munkatársad a saját elképzeléseit követi a feladatok elvégzésében, akkor az zűrzavarhoz, félreértésekhez vezethet, valamint következetlenséghez az ügyfelek számára.

Az üzleti folyamatok fejlesztésével nemcsak a kommunikáció javul, hanem a munkavégzés menete is. Ebből az ügyfeleitek csak annyit fognak érzékelni, hogy ugyanazt a konstans és következetes minőséget kapják, bárkivel is lépjenek kapcsolatba a cégeteken belül.

Ügyfélként pedig szeretjük a konzisztenciát, ami növekvő ügyfél elégedettségben mutatkozik meg.

A növekvő ügyfél elégedettség pedig hozzájárul a lojalitás erősítéséhez, ami végül növekvő bevételekben is megmutatkozik.

Mi történik, ha nincsenek megfelelő folyamatleírások a cégedben?

1. Értékes idő és erőforrás pazarlás

Az emberi erőforrás céged legdrágább erőforrása, még akkor is, ha gyártó szektorban dolgoztok. Ha munkatársaid egymásra várnak, ha információ hiány miatt késlekednek, ha újra ki kell találniuk egy-egy probléma megoldását, stb, akkor az emberi erőforrást pazaroljátok. 

Hogy közhellyel éljek, az idő pénz.

2. Hírnév csorbulás

A vevők szemében csorbul a hírnevetek, ha inkonzisztenciával találkoznak. Például, ha egyik munkatársad törzsvásárlói kedvezményt hirdet, de a többiek nem ismerik ennek a feltételeit. 

Nem szerencsés, ha a recepciós személyétől függ, hogy a vevőid milyen fogadtatásban részesülnek. Vagy az ügyfélszolgálatos munkatárs hangulatától, hogy hogyan lesz a probléma megoldva.

Még súlyosabb, ha nem tudjátok tartani a vállalt határidőket. Nem is folytatom.

3. Folyamatok nélkül nem fogod tudni, hogy mi romlott el

A felmerülő problémák gyökérokait megkeresni hosszadalmas feladat lehet. Folyamatleírások, folyamatmodellek mentén ez kategóriákkal hatékonyabb lesz, ami megint csak egyenes arányban van a profit növelésével.