Hatékony munkavégzés a cégedben

Miért fontos a hatékony munkavégzés?

A rossz, vagy nem tudatosan tervezett üzleti folyamatok előbb utóbb mindenfajta probléma forrásai lesznek cégedben. 
Először említeném az állandó tűzoltást.

Ha nincs strukturáltan rögzítve, hogy mi a munkavégzés menete, melyek az elvárások, akkor kollégáid újra és újra kérdésekkel bombáznak, nem tudnak különbséget tenni, hogy mikor érdemes Hozzád fordulni, de mikor nem kell. Tűzoltáshoz vezet, ha későn értesülsz egy súlyos problémáról, de az idődet pazarolja, ha minden apró-cseprő üggyel megkeresnek.

Munkatársaid szintjén ez fordítva jelentkezik, bizonytalanná válnak; ha kérdeznek, úgy érezhetik, hogy nem elég talpraesettek, ha meg nem szólnak időben a felettesnek, akkor az okozhat gubancot. Így lesznek stresszesek, frusztráltak és végeredményben elégedetlenek munkatársaid.

Az ügyfelek is megérzik a nem hatékony működésetek, azt ha változó minőségű a kiszolgálás, az ügyfélélményt nagyban csökkenti az ad-hoc működés.

A nem hatékony munkavégzés 5 esete

Hoztam 5 esetet, ha valamelyikben magatokra ismersz, akkor érdemes lesz a folyamataitok javításával foglalkozni – azt is elmondom, hogyan:

1.     Az új munkatársakat időigényes betanítani.

Gondolj vissza kérlek, hogy mit csináltál, amikor új munkatárs jött hozzátok. Oda tudtátok állítani valaki mellé, vagy elég volt egy részletes munkaköri leírást átadni és mindent tudott? Gyanítom, hogy valaki mellé odaült, aki leginkább szóban elmondta a tudnivalók egy részét, nem strukturáltan, csak az alapján, ami eszébe jutott, ezért akár hetekbe is telt, amíg az új munkatárs betanult, amíg érdemben el tudott kezdeni dolgozni.

2.     Munkatársaid kifelejtenek lépéseket, felejtés miatt hibáznak.

Talán nálatok is előfordult, hogy egy munkatársad a legjobb szándék ellenére, mivel nem volt a munkafolyamat rögzítve, egy – adott helyzetben – aprónak tűnő lépést elfelejtett, amit viszont az ügyfél nagy hibának érzékelt.

3.     Van olyan munka, amit csak egy kulcs ember tud a cégedben végrehajtani.

Ismerős a mondat? Minek azt leírni, hiszen úgyis én csinálom és én tudom hogyan kell. Akár te mondtál ilyet, akár vmelyik munkatársad, gondolj bele, hogy mekkora kockázatot vállalsz, ha egy munkafázist csak egy ember tud a cégedben végrehajtani. Mi történi, ha ő beteg lesz, vagy elmegy – nyaralni.

4.     Csökken szolgáltatásotok minősége, ügyfeleid a korábbinál kevésbé elégedettek, sűrűsödnek az ügyfélpanaszok. – az ügyfeleid gyorsabban megérzik, ha nem konzisztens a munkavégzésetek, mint azt gondolnád. Elég, ha telefonon más információt kap tőletek, mint, ami a weboldalatokra ki van írva. Arról nem is beszélve, ha a kiszolgálás minősége a kollégád személyétől, vagy a kollégád aznapi hangulatától függhet.

5.     Vezetőként nem a vezetői teendőkkel foglalkozol, mint a stratégia alkotás, motiválás, hanem a napi munkavégézést menedzseled.

Ismerős helyzet, amikor emailen vagy személyesen újra és újra magyarázol, válaszolsz a felmerülő kérdésekre, majd a végrehajtást is te ellenőrzöd?

Azaz tizedjére magyarázod el ugyanazt a folyamatot ugyanazoknak az embereknek?

Ilyenkor pazarlod értékes vezetői idődet.

A megoldás: javítsd üzleti folyamataid

A felsorolt 5 probléma típus, csak néhány azok közül, amelyet a nem átgondolt üzleti folyamatok okoznak.

Azonban jó hír, hogy ha elkezdesz az üzleti folyamatokkal foglalkozni, akár egyetlen kulcsfolyamatot feltárni és apró módosításokkal javítani rajta – máris egy csomó idő és energia felszabadítható, gyorsan véget lehet vetni az erőforrás pazarlásának.

Ha törődsz üzleti folyamataiddal akkor rövid időn belül olcsóbban fogsz tudni jobb eredményt elérni.