A betanítás nehéz szerinted?
Úgy gondolod, hogy új munkatársat felvenni költséges és időigényes?
Úgy érzed, hogy a nyári szakmai gyakornokok alkalmazása inkább nyűg, mint haszon?
Félsz alkalmazni időszakos munkatársakat, mert úgy érzed mire betanul már vége is a csúcsidőszaknak, amelyre alkalmazni szeretted volna?
Meggyőződésünk, hogy a rendezett, átlátható üzleti folyamatok megoldást jelentenek a fentiekre, képesek a munkatársak betanulási idejét drasztikusan csökkenteni.
More...
Nézzük meg most az új munkatársak betanulását kevésbé HR szemszögből, inkább vállalati munkafolyamatok elsajátításának szemszögéből.
Gyakorlati tapasztalatunk szerint a jól megtervezett munkafolyamatok nagyon nagyban hozzájárulnak a munkavállalói elégedettséghez; különösen igaz ez, amikor egy új munkavállalót szeretnénk integrálni meglévő folyamatainkba.
1) Betanítás új munkatárs esetén
Ha az újonnan érkező munkatárs feladatait jó munkafolyamat leírások támasztják alá, akkor már a 0. perctől elégedett munkavállalónk lesz, csökkenthető a lemorzsolódás.
Jól megtervezett munkafolyamat a mi definíciónk szerint:
Folyamattervezés előtt
Gyakran vezet munkahelyi elégedetetlenséghez, ha :
- olyan munkát kell végezni, ami monoton,
- nem igényel kreativitást.
- Emeli a munkatársak stresszszintjét, ha folyton elárasztva érzik a bejövő email fiókjukat,
- hosszú, nem hatékony megbeszéléseken kell ülniük,
- várakozni kell a feltett kérdéseik megválaszolására,
- felettes(ei)ük jogosítására.
Folyamattervezés után
Átgondolt munkafolyamatokkal mindez elkerülhető. Átgondolt munkafolyamatok pedig folyamatszemlélettel, folyamatmodellezéssel valósíthatóak meg.
Amikor egy adott munkafolyamatot "papírra" kell vetni, akkor:
- kiderülenek az esetlegesen jelenlévő logikai ugrások,
- hiányosságok,
- redundanciák,
- felelős nélkül lebegő feladatok,
- összességében azok a hiányosságok, amelyet a munkatársak számos email váltással és megbeszélések sorával hidalnak át.
Kevés ráfordított figyelemmel és energiával, folyamataink tudatos megtervezésével:
- nagy mértékben javítható a működési hatékonyság,
- csökkenthető a működési költség,
- míg a munkavállalói elégedettség növelhető, mind a már meglévő mind az újonnan jövő munkatársak körében.
Képzeld el azt, amikor a munkatársaid egy nap végén elégedetten dőlnek hátra, mert úgy érzik be tudták osztani a saját idejüket, produktívak és hatékonyak tudtak lenni. Ez akkor érhető el, ha a munkatársaid:
- mindig tudják mi a dolguk,
- tudják, hogy a munkafolyamatok melyik pontján kerül rájuk a sor,
- egyértelműek a felelősök,
- a kapcsolódó társterületek,
- valamint az egyes feladatok be- és kimenő dokumentum igénye, amellyel az adminisztrációs feladatok is csökkenthetők.
2) Betanítás gyakornokok esetében
Az új munkatárssal ellentétben a (nyári) gyakornoknak ideje sincsen a munkafolyamatok hosszadalmas tanulmányozására.
Kutatások eredményei alapján egy ügyintézőnek 8-12 hét betanulási idő szükséges, a professzionális területeken ez akár 18-22 hét is lehet.
Hogyan lehet szakértelmet igénylő területeken is hatékonyan alkalmazni a pár hónapig nálunk dolgozó gyakornokot?
Természetesen a válasz itt is: jól definiált, karbantartott és dokumentált munkafolyamatokkal, melyek segítségével a kezdő hatékonyan be tud kapcsolódni a munkavégzésbe, kijelölhetőek a folyamattérképeken az általuk is végezhető feladatok.
Így a gyakornokok alkalmazásának fájó pontja egy közös pozitív élménnyé alakítható.
3) +1 betanítás: időszakos munkatársak a munkaerőhiány áthidalására
Nagyon fontos hozománya a betanulási idő lecsökkentésének, hogy a jelentkező időszakos munkaerőhiány is áthidalható időszakos/rövid távú munkaerő alkalmazásával.
Sok vezető tart az időszakos foglalkoztatástól, mondván, mire betanul a munkatárs máris elmúlt az a néhány hónap, amíg életmentő lenne a közreműködése.
Viszont, ha jól dokumentáltak a folyamataink, könnyen érthető belső szabályzatok állnak alkalmazottaink rendelkezésére,
akkor az időszakos, rövid távú munkatárs is jól beilleszthető a folyamatainkba,
így az átmeneti munkaerőhiány áthidalható, ami a munkatársaink oldaláról kevesebb túlórához, elégedettebb munkatárshoz, a vállalat pozitívabb megítéléséhez vezet.
Összefoglalás:
Folyamatszemlélettel három komoly eredmény érhető el a munkatársakat érintő területen:
EREDMÉNY: elégedett munkatársak, a vállalat pozitív megítélése a munkavállalók körében, kisebb lemorzsolódás, kevesebb munkaerőhiányból fakadó probléma.
Sok sikeres folyamatot!