A betanítás nehéz szerinted?
Úgy gondolod, hogy új munkatársat felvenni költséges és időigényes?
Úgy érzed, hogy a nyári szakmai gyakornokok alkalmazása inkább nyűg, mint haszon?
Félsz alkalmazni időszakos munkatársakat, mert úgy érzed mire betanul már vége is a csúcsidőszaknak, amelyre alkalmazni szeretted volna?

Meggyőződésünk, hogy a rendezett, átlátható üzleti folyamatok megoldást jelentenek a fentiekre, képesek a munkatársak betanulási idejét drasztikusan csökkenteni.

Nézzük meg most az új munkatársak betanulását kevésbé HR szemszögből, inkább vállalati munkafolyamatok elsajátításának szemszögéből. 

Gyakorlati tapasztalatunk szerint a jól megtervezett munkafolyamatok nagyon nagyban hozzájárulnak a munkavállalói elégedettséghez; különösen igaz ez, amikor egy új munkavállalót szeretnénk integrálni meglévő folyamatainkba.

Ha az újonnan érkező munkatárs feladatait jó munkafolyamat leírások támasztják alá, akkor már a 0. perctől elégedett munkavállalónk lesz, csökkenthető a lemorzsolódás. 

Gyakran vezet munkahelyi elégedetetlenséghez, ha :

• olyan munkát kell végezni, ami monoton,
• nem igényel kreativitást.
• Emeli a munkatársak stresszszintjét, ha folyton elárasztva érzik a bejövő email fiókjukat,
• hosszú, nem hatékony megbeszéléseken kell ülniük,
• várakozni kell a feltett kérdéseik megválaszolására, 
• felettes(ei)ük jogosítására.

Átgondolt munkafolyamatokkal mindez elkerülhető. Átgondolt munkafolyamatok pedig folyamatszemlélettel, folyamatmodellezéssel valósíthatóak meg.
Amikor egy adott munkafolyamatot "papírra" kell vetni, akkor:

•  kiderülenek az esetlegesen jelenlévő logikai ugrások,
• hiányosságok,
• redundanciák,
• felelős nélkül lebegő feladatok,
• összességében azok a hiányosságok, amelyet a munkatársak számos email váltással és megbeszélések sorával hidalnak át.

Kevés ráfordított figyelemmel és energiával, folyamataink tudatos megtervezésével:

•  nagy mértékben javítható a működési hatékonyság,
• csökkenthető a működési költség,
• míg a munkavállalói elégedettség növelhető, mind a már meglévő mind az újonnan jövő munkatársak körében.

Képzeld el azt, amikor a munkatársaid egy nap végén elégedetten dőlnek hátra, mert úgy érzik be tudták osztani a saját idejüket, produktívak és hatékonyak tudtak lenni. Ez akkor érhető el, ha a munkatársaid:

• mindig tudják mi a dolguk,
• tudják, hogy a munkafolyamatok melyik pontján kerül rájuk a sor,
• egyértelműek a felelősök,
• a kapcsolódó társterületek,
• valamint az egyes feladatok be- és kimenő dokumentum igénye, amellyel az adminisztrációs feladatok is csökkenthetők.

Az új munkatárssal ellentétben a (nyári) gyakornoknak ideje sincsen a munkafolyamatok hosszadalmas tanulmányozására.

Kutatások eredményei alapján egy ügyintézőnek 8-12 hét betanulási idő szükséges, a professzionális területeken ez akár 18-22 hét is lehet.

Hogyan lehet szakértelmet igénylő területeken is hatékonyan alkalmazni a pár hónapig nálunk dolgozó gyakornokot?

Természetesen a válasz itt is: jól definiált, karbantartott és dokumentált munkafolyamatokkal, melyek segítségével a kezdő hatékonyan be tud kapcsolódni a munkavégzésbe, kijelölhetőek a folyamattérképeken az általuk is végezhető feladatok.

Így a gyakornokok alkalmazásának fájó pontja egy közös pozitív élménnyé alakítható.

Nagyon fontos hozománya a betanulási idő lecsökkentésének, hogy a jelentkező időszakos munkaerőhiány is áthidalható időszakos/rövid távú munkaerő alkalmazásával.

Sok vezető tart az időszakos foglalkoztatástól, mondván, mire betanul a munkatárs máris elmúlt az a néhány hónap, amíg életmentő lenne a közreműködése.

Viszont, ha jól dokumentáltak a folyamataink, könnyen érthető belső szabályzatok állnak alkalmazottaink rendelkezésére,

akkor az időszakos, rövid távú munkatárs is jól beilleszthető a folyamatainkba,

így az átmeneti munkaerőhiány áthidalható, ami a munkatársaink oldaláról kevesebb túlórához, elégedettebb munkatárshoz, a vállalat pozitívabb megítéléséhez vezet.